Am Anfang steht das warum? Warum soll man überhaupt die Personalverwaltung und Prozesse digitalisieren?

Ich könnte natürlich jetzt Grafiken, Modelle und Statistiken herausholen, um das zu begründen.

Aber ganz ehrlich – ich stehe vielleicht auf diese abstrakten Begründungen, aber erklär das mal einem Unternehmer mit 50 Mitarbeitern, dessen Assistent/in sich mal so neben her ums Personal kümmert oder wo die drei Führungskräfte für ihr Personal selbst verantwortlich sind. Da braucht man nicht mit einem Modell kommen. Rein die praktische Umsetzung zählt.

Warum soll man wirklich weg von der Zettelwirtschaft, dem Einscannen und Mailen oder vielleicht auch noch Faxen (ja, das gibt es wirklich noch)? Warum soll man seine Excel Tabelle gegen ein Programm für Personalmanagement oder ein Bewerbermanagementsystem ein tauschen?

Mir fallen aus der Praxis jetzt spontan folgende Punkte ein:

  1. Zeitersparnis
    Ein Personal Management System mit Self Service spart immens Zeit. Self Service heißt, der Mitarbeiter kann seine Krankmeldungen, Urlaubsanträge uvm. eigenständig im System eintragen. Man muss nicht mehr die Krankmeldung einscannen und als Personalverantwortlicher hochladen. Der Mitarbeiter macht alles selbst und mit der richtigen Schnittstelle wird es auch gleich an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater übermittelt, ohne einen Mausklick des Personalverantwortlichen. Im Kalender, den auch andere Mitarbeiter einsehen können, wird der Mitarbeiter als abwesend eingetragen. Und das ist nur ein Beispiel, womit definitiv Zeit eingespart werden kann.
  2. Ortsunabhängigkeit
    Gerade in der aktuellen Zeit, wo viele Mitarbeiter im Home-Office sind, ist es gut über die Anwesenheit der anderen Bescheid zu wissen, ohne diese anzurufen oder anzuschreiben. Anhand des Anwesenheitskalenders im Personalmanagement geht das problemlos.
    Im Recruiting können über das Bewerbermanagement Lebensläufe an die Vorgesetzten übergeben werden, egal wo diese gerade sind. Im besten Fall können diese dann ihre Bewertung mit einem „Daumen nach oben“ abgeben. Das Ganze läuft nur innerhalb des Programms ab und es müssen keine E-Mails hin und her geschickt werden. Das freut den Datenschützer. Wobei wir schon beim nächsten Punkt sind.
  3. Datenschutz
    Seit der DSGVO nicht mehr wegzudenken. Vor allem die verschiedenen Zugriffsrechte, die es erlauben bestimmten Personen nur auf einzelne Daten zugreifen zu können, sind essenziell. Ein Mitarbeiter kann nur auf seine eigenen Daten und den gemeinsamen Kalender zugreifen. Ein Vorgesetzter hat nur Einblick in ausgewählte Daten seiner Mitarbeiter. Die Lohnbuchhaltung bekommt wieder eine andere Datenauswahl übermittelt. Somit hat jeder nur so viel Einblick, wie an seiner Position notwendig – wie es der Datenschutz vorschreibt. Einmal eingerichtet und man muss sich nicht mehr viel Gedanken zu diesem Thema machen.
  4. Prozesssicherheit
    Da eine Software oft genaue Abläufe vorgibt, beziehungsweise man bei der Einführung Prozesse festlegt, weiß jeder, welche Schritte bei bestimmten Tätigkeiten zu tun sind. Vor allem beim Bewerbermanagement kommt es zu tragen. Hier kann jedem Bewerber ein Status zugeordnet werden und man weiß genau, was als Nächstes zu tun ist. Steht der Bewerber auf „Bewerbungen eingegangen“ seit über einer Woche, so erinnert das Programm auch an das Senden von Zwischenbescheiden.
  5. Kostenersparnis
    Das man weniger Papier braucht, vernachlässigen wir jetzt mal. Aber rein die Zeitersparnis, spart Personalkosten beziehungsweise die Mitarbeiter können sich um wichtigere Dinge kümmern (und umsatzrelevanten Tätigkeiten nachgehen). Ist die Lohnbuchhaltung noch beim Steuerberater outgesourct, so kann durch die digitale Bereitstellung der Daten garantiert ein Preisnachlass für die Lohnbuchungen ausgehandelt werden.
  6. Multiposting und Onlinepräsenz
    Das ist zwar nur ein Vorteil für das Recruiting, jedoch mittlerweile bei der Personalsuche nicht mehr wegzudenken. Im Bewerbermanagement wird einmalig eine Stellenanzeige erstellt und darüber kann diese im Anschluss auf der Website des Unternehmens und über Mulitposting auf verschiedensten kostenlosen oder auch kostenpflichtigen Jobportalen geteilt werden. Copy und Paste beim Verbreiten der Anzeige entfällt und die Zeitersparnis ist hierdurch immens.

Man sieht, es lohnt sich also definitiv über Digitalisierung in der Personalarbeit nachzudenken.

Durch die große Auswahl an Software, die oftmals auch innerhalb kürzester Zeit und ohne eigenen Server eingeführt werden kann, ist es definitiv eine Überlegung wert, ob man dieses Projekt nicht früher als später angreift!

Wie so ein Digitalisierungsprojekt ablaufen kann und was dabei alles auf einen zukommen kann, schreibe ich nächste Woche. (Und vielleicht auch, was ich durch meine früheren Digitalisierungsprojekte gelernt habe).

Bis dahin eine gute Zeit und bleibt gesund!

Eure Astrid