Am liebsten würde ich empfehlen, einfach anzufangen. Nur leider ist es nicht so einfach. Umso größer das Team, desto besser sollte der Digitalisierungsprozess geplant sein. Um den Wandel einfach zu gliedern, bietet sich das Modell von LEWIN an. Er unterteilt den Veränderungsprozess in 3 Schritte: UNFREEZING, MOVING und FREEZING. Mit diesem Modell kann man sein seine HR – Abteilung einfacher digitalisieren!

1. AUFTAUEN (UNFREEZING)

Jeder war bestimmt schon mal an einem Veränderungsprozess beteiligt und zu Beginn steht immer der Unmut. Irgendwas läuft nicht rund, es passieren Fehler, die Abstimmung im Team funktioniert nicht und die Kollegen beschweren sich, dass sich etwas ändern soll. Meist höre ich immer nur, dass WAS anders laufen soll. Das genaue WAS oder WIE ist zu Beginn gar nicht so klar. Aber stellt es sich heraus, dass es die uralte EXCEL-Liste auf dem Server ist, die zur Personalverwaltung oder Personalsuche genutzt wird, ist man schon einen Schritt weiter. Die nächste Frage, die sich stellt, will man die Liste überhaupt abschaffen (oh ja, die Frage sollte man sich wirklich stellen – ich spreche leider aus Erfahrung)? Sind sich ALLE einig, kann man also loslegen und in die Veränderung starten. HR digitalisieren ist einfacher als man denkt!

2. BEWEGEN (MOVING)

Gut, ganz so schnell ins Laufen kommt man dann doch nicht. Zuerst sollte man die Abläufe und Prozesse, die digitalisiert werden, festlegen.

Umso besser die bereits vorhandenen Abläufe übernommen werden können desto einfach fällt die Umstellung (denn Menschen sind Gewohnheitstiere). Ich habe das einmal missachtet, weil ich selbst unbedingt die coole Software haben wollte. Ich konnte damit arbeiten, aber nicht fragen, wie lange es gedauert hat, bis der Rest vom Team diese genutzt hat. Also nicht von sich selbst ausgehen, sondern am besten von der Person im Team, die am wenigsten digital bewandert ist. So kann auch die Softwareauswahl losgehen. Viele Anbieter stellen auch Demozugänge zur Verfügung oder kostenlose Testphasen. Ich empfehle hierbei mindestens sich 2-3 Softwareanbieter genauer anzusehen. Worauf man bei der Auswahl achten sollte, kommt genauer im nächsten Beitrag (hier gibt’s auch eine Schritt für Schritt Checkliste für HR digitalisieren dazu).

Ist die Auswahl beschlossen und vielleicht konnten einige Teammitglieder bereits ebenfalls testen, so beginnt die Implementierung. Installiert man die Software auf den eigenen Server (On Premise) oder greif ant über den Internetbrowser (Cloudlösung) zu? In beiden Fällen kann die Anwenderoberfläche angepasst werden, was man auch tun sollte. Am besten man spielt dazu einen Prozess (den man bei der Analyse erarbeitet hat) durch und prüft, was benötigt wird uns was nicht. So bleibt die Software übersichtlich. Je nach Anbieter kann man die Arbeit selbst erledigen oder ein Berater kommt hierzu ins Haus (was meistens extra kostet). Anschließend werden die Daten eingespielt. Ich mache das gerne (wenn möglich) über Importdateien. Wir müssen diese Dateien anpassen, um das zu erreichen. Hat man das einmal erledigt, ist es egal wie viele Datensätze es sind. Natürlich eignet sich die manuelle Dateneingabe auch für einen Praktikanten (hier aber nochmal Stichprobenchecks machen – spreche aus Erfahrung).

3. EINFRIEREN (FREEZING)

Ist alles angepasst und die Daten wurden im System eingetragen, kann man auch theoretisch direkt schon damit arbeiten. Es gibt jedoch garantiert immer mindestens einen im Team, der noch mit dem alten System weiterarbeitet und dann existieren 2 Versionen und keiner weiß, welche nun aktuell ist. Meine Empfehlung ist also lieber ausführliche Schulungen und „Schritt-für-Schritt“-Anleitungen den Mitarbeitern an die Hand geben und eine Übergangsphase festlegen, wo entweder nur beschränkte Funktionen vom neuen Programm oder beide Programme parallel genutzt werden. So kann man überprüfen, ob beide Systeme die gleichen Reports erzeugen.

Man sollte das alte System spätestens nach 4 Wochen abschalten, ansonsten wird das Ganze zu einer riesigen Arbeitsbeschaffungsmaßnahme. Am besten noch den Zugriff dazu abschalten oder im Falle von Excel-Listen, diese vom Server nehmen bzw. in einen geschützten Bereich legen. So kommt niemand mehr in Versuchung, die alte Version zu nutzen (ich weiß – das ist gemein, aber habe ich auch schon erlebt – ich könnte da Geschichten erzählen).
In der Anfangszeit ist es auch immens wichtig, immer für Fragen bereitzustehen. Keine Frage ist zu doof und kommt sie öfters, dann eine Anleitung dazu verfassen und an alle Mitarbeiter schicken bzw. in einen Ordner auf dem Server packen oder in der Premiumvariante in ein Wiki eintragen.

Was ich nun hier geschildert habe, ist der Idealverlauf. Es läuft fast nie ideal und jedes Mal kommt etwas Neues dazu, woran man vorher garantiert nicht gedacht hat. Um so viele Hindernisse wie möglich im Keim zu ersticken, gilt im gesamten Prozess: Kommunikation -Kommunikation – Kommunikation. Wenn auch von den Teammitgliedern keine Fragen oder Kommentare zur Umstellung kommen, stets Nachfragen und die Ohren offenhalten. Manches Mal wird sich auch hinten rum beschwert! Am besten, sie aktiv einbeziehen und mitnehmen.
Der kleine Tipp zum Schluss: Nicht durch Hindernisse vom Weg abbringen lassen, vielleicht mal einen kleinen Umweg gehen, aber stets das Ziel im Auge behalten . Dann klappt es auch mit dem HR digitalisieren.

Eure Astrid