Die Auswahl an HR-Software ist ziemlich groß, oder? Damit ihr strukturiert auswählen könnt und den Überblick behaltet, habe ich eine Checkliste erstellt. 

Sie ist in inhaltlich 3 Teile gegliedert: Organisationsspezifische, anbieterbezogene und datenschutzrechtliche Parameter. 

Zunächst macht euch Gedanken, was die Voraussetzungen für die Software sein sollten. Diese werden in die erste Spalte eingetragen. Anschließend können drei Anbieter nach den gleichen Parametern durchgegangen werden. Teils kann man auf der Anbieterwebsite alles herausfinden, teils ist hier ein Beratungsgespräch notwendig. Es macht also Sinn sich wirklich im Vorfeld auf wenige Anbieter zu beschränken. Gibt es eine kostenlose Test- oder Demoversion würde ich mir die auch immer ansehen.

Im Anschluss sollten alle Fragen zu beantworten sein:

Umfang (Einzeltools oder Komplettlösung)

Was wird genau benötigt? Ein komplettes Programm, das alle HR-Prozesse abbildet, von der Bewerbung bis hin zum Offboarding oder nur eine digitale Personalakte. Wenn man sich für ein einzelnes Tool entscheidet, sollten immer die Erweiterungsmöglichkeiten oder Schnittstellen zu anderen Programmen im Blick bleiben.

Nutzer / Mitarbeiter

Manche Softwareanbieter rechnen nach Anzahl der Nutzer bzw. Mitarbeiter. Also gleich zu Beginn überlegen, wie viele Personen auf die Software Zugriff bekommen sollen. Das könnte Geld sparen.

Kosten

Der fast wichtigste Punkt. Auch hier spielt Programmumfang und Nutzeranzahl eine Rolle. Ebenfalls sollte man auf die verschiedenen Bezahlmodelle achten, wobei mittlerweile fast alle Anbieter auf monatliche oder jährliche Zahlweise setzen. 

Vertragslaufzeit

Läuft die Software doch nicht so, wie man es sich vorgestellt hat, ist eine kurze Vertragslaufzeit natürlich praktisch. Meist sind längere Laufzeiten allerdings mit Vergünstigungen verbunden.

Hosting

Auf dem eigenen Server oder über die Cloud? Bei sogenannten OnPremise Anbietern wird die Software auf dem eigenen Server installiert. Der Vorteil: Alle Daten liegen auf dem eigenen Server. Der Nachteil: Oftmals wird die Installation extra verrechnet und für die Pflege eures Servers wird natürlich auch ein Dienstleister benötigt. Die Kosten können also nicht ganz genau abgeschätzt werden. Die mittlerweile häufiger angebotene Variante ist die Cloud-Lösung. Hier liegt eure Software und Daten in einem (deutschen!) Rechenzentrum und man greift über den Internetbrowser oder App auf die Anwendung zu. Vorteil ist, dass ortsunabhängig gearbeitet werden kann und natürlich spart man die eigene Programm- und Serverpflege. Nachteil: Die Daten liegen nicht im Unternehmen.

Bereitstellungsdauer / Onboarding

Wie man sich denken kann, dauert die Bereitstellungsdauer bei OnPremise Lösungen oftmals länger.  Cloudlösungen sind teilweise sofort nutzbar. Hier sollte jedoch auch erfragt werden wie hoch der Anpassungsbedarf an die eignenen Prozesse etc. ist. Manchmal ist hier auch ein Dienstleister notwendig, der alles einrichtet.

Modifizierbarkeit / Anpassung

Hier ist sind klar die OnPremise-Lösungen im Vorteil. Manche Anbieter bieten auch individuelle Programmierungen an. Die Software kann somit ganz genau an die bereits vorhandenen Abläufe angepasst werden. Ist das nicht unbedingt notwendig können sofort nutzbare Cloudlösungen gewählt werden. Hier kommt es auch auf die Computeraffinität der Nutzer an. Also bei der Auswahl zusätzlich die zukünftigen Nutzer im Auge behalten!

Kundenservice

Natürlich wird jeder Anbieter vom eigenen Kundenservice schwärmen. Aber kostet der extra? Wie gut ist der Service erreichbar? Sitzt man stundenlang in einer Warteschleife? Am besten hierzu einfach Bewertungen googeln oder vielleicht gleich Empfehlungen von Kontakten zu Beginn der Auswahl erfragen.

Schnittstellen / Exportierbarkeit

Wie kommen bereits erfasste Daten in die neue Software? Muss man diese von Hand eingeben oder ist beispielsweise der Import über eine Excelliste möglich. Manche Anbieter übernehmen auch die Datenübernahme – fast immer kostenpflichtig. Das gleiche gilt rückwärts. Wie bekommt man die Daten oder bestimmte Datensätze aus dem Programm? Bei Recruitingsoftware, die keine eigene Karriereseite generiert ist das beispielsweise interessant. Stellenanzeigen sollten im besten Fall an Jobbörsen etc. problemlos übermittelbar sein.

Berechtigungskonzepte

Wer darf welchen Anteil der Daten sehen? Das ist im Sinne des Datenschutzes absolut wichtig. Kann man die Nutzerrollen (z.B. Recruiter, Lohnbuchhalter etc.) selbst festlegen oder sind diese vordefiniert? Vor allem, welche Nutzerrollen benötigt man überhaupt – dazu sollte man sich im Vorfeld (mit dem Datenschutzbeauftragten) Gedanken machen!

Zugriffssicherheit

Ein komplexes Thema. Grundsätzlich beginnt es bereits mit dem Rollensystem. Danach mit der Verschlüsselung des Zugangs und der Serversicherheit. Am besten dieses Thema mit einem Profi vorher genau durchgehen.

Serverstandort

Wenn der Server im eigenen Unternehmen steht, ist es entspannt. Bei der Cloudlösung unbedingt auf einen deutschen Serverstandort achten. Zur Not geht auch noch Europa, aber beim amerikanischen Serverstandort wird’s schon wieder kompliziert.

Auftragverarbeitungsvertrag

Laut DSGVO muss mit jedem Anbieter, der Daten verarbeitet ein solcher Vertrag abgeschlossen werden. Die meisten Anbieter haben diesen schon im Anmeldeprozess integriert, d.h. man kann gar keine Cloud-Software mieten, ohne den abzuschließen. Ich würde mich jedoch nicht darauf verlassen, denn leider gibt es immer noch schwarze Schafe. 

Mit diesen Punkten hat man ziemlich alle relevanten Parameter zu Softwareauswahl abgearbeitet – oder fehlt noch was?

Hinweise und Verbesserungsvorschläge gerne per Mail an post@astridlehmeyer.de.

Nun wünsche ich viel Vergnügen bei der HR-Software-Auswahl und bis bald!

Eure Astrid