Kontaktierst du Kandidat/innen über LinkedIn oder XING? Fragst du dich auch manchmal, was könntest du verbessern – und natürlich wie?
Dann lass und gemeinsam die wichtigsten Kennzahlen für die Direktansprache anschauen.
Zu Beginn: Jede Vakanz ist verschieden und läuft auf einzelnen Kanälen unterschiedlich gut. D.h. zu bestimmten Positionen findet man auf XING zwar viele Kandidat/innen, aber die Antwortrate ist total mau. Auf LinkedIn sind es nur wenige, dafür kann hierüber am Ende sogar die Einstellung realisiert werden.
Auf diese Feinheiten gehe ich in diesem Beitrag jedoch nicht ein. Im Hintergrund analysiere ich allerdings schon meine über 50 Active-Sourcing-Projekte aus dem vergangenen Jahr und werde dich natürlich an den Ergebnissen in einem der nächsten Beiträge teilhaben lassen.
Und nun: Die wichtigsten Kennzahlen für dein Active Sourcing.
1. Antwortquote
Die Antwortquote gibt dir das Verhältnis von angeschriebenen Kandidat/innen zu den Rückmeldungen an.
Beispielsweise hast du 70 Personen kontaktiert und 21 schicken dir auf deine Nachricht eine Antwort, so hast du eine Antwortrate von 30%.
Die Antwortquote ist aus meiner Erfahrung von verschiedenen Parametern abhängig.
Zunächst ist eine gute und passende Identifikation deiner Kandidat/innen die Grundlage. Hier bieten dir die Plattformen mit ihren speziellen Recruiting-Angeboten zusätzlich die Möglichkeit bereits nach wechselwilligen Personen zu filtern.
Du selbst kannst durch deine Ansprache die Antwortquote heben. Umso individueller dein Text auf die jeweilige Person zugeschnitten ist, desto eher bekommst du eine Antwort. Eine zielgruppenorientierte Sprache hebt auch die Wahrscheinlichkeit. Hier kann man auch über die DU- vs. SIE-Ansprache streiten. Meine Erfahrung: Es kommt auf die Kultur des einstellenden Unternehmens und die Position an, ob man SIE oder DU wählt beim ersten Kontakt.
Zusätzlich zahlt die Bekanntheit des suchenden Unternehmens (wenn es in der Ansprache genannt wird) und die Zielgruppe an sich in die Antwortquote ein. Ein attraktiver Arbeitgeber erhöht die Wahrscheinlichkeit auf die Antwort, wohingegen ein umkämpfter Kandidatenmarkt (z.B. in der IT) die Antwortquote wieder senkt.
Und wenn zwischendurch die Antwortquoten stark steigen oder sinken liegt es oft an der Urlaubszeit, Feiertagen oder auch einer Zunahme der Konkurrenz. Im letzteren Fall muss man dann wieder an der eigenen Ansprache schrauben…
Meine persönlichen Antwortquoten liegen zwischen 20-45%; wobei ich zugebe, dass ich oft nur einmal anschreibe, da die meisten Projekte ohne einer wiederholten Kontaktaufnahme abgeschlossen werden können. Mit Reminden kann man die Antwortquoten nochmal heben.
2. Reaktionszeit
Wie schnell antworten die Kandidat/innen auf deine Nachrichten? Und wie lange dauert es, bis du sie am Telefon hast?
Die durchschnittliche Reaktionszeit liegt bei 1-3 Tagen. Gute Positionen laufen auch innerhalb von 24 Stunden. Im besten Fall hatte ich am Tag nach Projektstart bereits 2 Kandidat/innen am Telefon.
Du kannst also davon ausgehen, dass innerhalb einer Woche nach Ansprache die meisten Personen geantwortet haben. Bist du mit deiner Antwortquote bis dahin nicht zufrieden, solltest du hier verbessern.
Die Zeit bis du Interessent/innen am Telefon hast, kannst du beispielsweise mit der Angabe deiner Telefonnummer in der Anfrage verkürzen. Mein schnellster Telefonkontakt war unter einer Stunde. Ich hatte eine Nachricht verschickt und in kürzester Zeit hatte mich der Kandidat angerufen – das ist natürlich perfekt.
Oftmals gestaltet sich allerdings die Terminfindung für das Telefonat schwierig. Hier setze ich mittlerweile auf ein Kalendertool. Interessent/innen können sich somit unkompliziert ihren Termin für das Gespräch selbst buchen (Tipp: Kalendereinsicht für maximal eine Woche freigeben, sonst bucht sich so manche/r erst in 10 Tagen ein).
3. Anzahl der Interviews
Die Anzahl oder Quote der Interviews ist, wie auch die Antwortquote stellenabhängig. Wichtig ist jedoch darauf zu achten, dass die Antwortquote und die Quote der Interviews nicht extrem weit voneinander entfernt sind. Meine besten Projekte lagen bei einer Antwortquote von über 40% und einer Interviewquote von über 20%. Durchschnittlich läuft es meist auf 5 – 10% hinaus.
In Zahlen: Du hast 80 Personen angeschrieben und mit 4-8 Personen führst du ein Telefonat.
Bei Zahlen weniger als 5% solltest du mal nach den Ursachen forschen. Ist die Antwortquote sowieso gering und ist es auch vorhersehbar, wegen der Branche, dann muss man Masse machen. Es bleibt einem nichts anderes übrig. Ich mache das allerdings eher ungern.
Sind die Antwortquoten gut und die Interviewquoten niedrig, kann es sein, dass deine Ansprache zwar erfolgreich ist, jedoch die Position oder der Arbeitgeber nicht attraktiv ist. Analysiere hierzu am besten die Antworten oder versuche mit den Kandidaten, die abgelehnt haben in den direkten Austausch zu gehen und die Gründe herauszufinden.
4. Weiterleitungen an den Fachbereich / Kunden
Nach dem Interview bzw. normalerweise spätestens während des Interviews entscheidet es sich, ob der Kandidat oder die Kandidatin zu den Vorgaben des Kunden oder des Fachbereichs passen.
Umso besser du identifiziert hast, desto weniger musst du im Interview aussortieren. Meist hängt es auch nur an Kleinigkeiten z.B. Lücken im Profil der Businessnetzwerke, die du im Interview erfragst.
Überlege dir, ob es nicht auch möglich ist, bestimmte Punkte bereits im schriftlichen Austausch zu klären um Zeit zu sparen. So kommst du auf Quoten, wo du alle Personen aus den Interviews auch direkt weitergeben kannst!
Mein Tipp: Manchmal ist man sich nicht sicher, ob die Gehaltsforderungen der Kandidat/innen zur Range des Arbeitgebers passen. Ich versuche die Gehaltswünsche somit teils so schnell wie möglich zu klären. Manchmal stößt man hierbei auf Unverständnis, aber in den meisten Fällen doch auf Dankbarkeit, da beide sich hierdurch Zeit sparen können.
5. Anzahl der Interviews beim Fachbereich / Kunden
Wenn alles glatt läuft, werden alle übermittelten Kandidat/innen auch beim Fachbereich oder Kunden zum Gespräch eingeladen. Ist dies nicht der Fall, sollte man hier nochmals intensiv in den Austausch gehen, da es meist an Feinheiten liegt, die im ersten Austausch nicht festgelegt wurden. Manchmal stellt sich erst im Prozess heraus, dass bestimmte Qualifikationen bereits im ersten Interview überprüft werden sollten, da sie ein Ausschlusskriterium darstellen. Dies muss jedoch schnellstmöglich kommuniziert werden, denn die Direktansprache läuft weiter und läuft man hier in die falsche Richtung, kostet das Geld! (vgl. Kosten der Einstellung)
6. Einstellungsquote
Die Einstellungsquote im Active Sourcing beschreibt das Verhältnis der eingestellten Mitarbeitenden im Vergleich zu den kontaktierten Kandidat/innen. Generell ist das ein guter Wert zur Vorhersage. Man weiß zu Beginn eines Prozesses nicht wie viele Personen man am besten anschreiben soll, um erfolgreich sein zu können. Hier hilft die Einstellungsquote aus vergleichbaren Projekten – auch um grob eine Kostenvorhersage treffen zu können.
Ist deine Einstellungsquote 1%, so musst du wahrscheinlich 100 Personen kontaktieren, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.
Bedenke jedoch immer, dass man selbst oft wenig Einfluss auf die Einstellung hat. Active Sourcing ist einer von vielen Recruitingkanälen. Kommt zufällig eine Top-Bewerbung über die Jobbörse oder findet sich doch noch intern ein/e Kandidat/in, so können diese natürlich vorgezogen werden, obwohl gute Arbeit in der Direktansprache geleistet wurde.
7. Time to hire
Time to hire ist die Zeit von der ersten Ausschreibung bis zur Einstellung. Nachdem die Direktansprache meist erst verzögert startet, sollte hierfür eine eigene Time to hire berechnet werden.
Ein erster guter Meilenstein, den man noch zuvor messen sollte, ist die Zeit, die bis zur Übermittlung des ersten Kandidaten bzw. der ersten Kandidatin an den Fachbereich oder Kunden vergeht. Hier sind 2 Wochen ein guter Anhaltspunkt. Natürlich gibt es Projekte, wo bereits nach 3 Tagen Profile weitergeleitet werden und andere, wo es weitaus länger als 2 Wochen dauert. Der Durchschnitt pendelt sich jedoch immer um die 1-2 Wochen ein.
Die Time to hire ist dann letzten Endes vom Fachbereich oder Kunden abhängig. Wenn man bedenkt, dass erste Kandidat/innen bereits nach 2 Wochen auf dem Schreibtisch des Fachbereichs oder Kunden liegen, ist es absolut realistisch, dass bis zu einer Vertragsunterschrift 4-6 Wochen im guten Fall vergehen. Länger geht natürlich immer.
8. Kosten der Einstellung
Zieht man die Direktansprache als Recruitingkanal in Betracht, sollte man sich gleich darauf einstellen, dass es nicht günstig ist. Active Sourcing ist zeitlich sehr aufwändig und die Lizenzgebühren der Businessnetzwerke für eine Recruiter-Mitgliedschaft liegen im mittleren bis höheren 3-stelligen Bereich pro Monat!
Moderat gerechnet kommen bei 2 Monaten Active Sourcing und der Annahme, dass ein Inhouse-Recruiter mit der Vakanz mind. ¼ Monat beschäftigt ist, 4000-5000 EUR pro Einstellung auf ein Unternehmen zu.
Betrachtet man nun die Kosten der Direktansprache, so macht eine konsequente Analyse und Verbesserung auf jeden Fall Sinn!
Die oben genannten Kennzahlen sollen dir als Startpunkt dienen, deine eignen Analysen oder falls du deine Direktansprache outsourct eine Möglichkeit, um die Qualität deines Dienstleisters zu bewerten.
Natürlich gibt es wie immer noch mehr Details, die jedoch einen einfachen Blogbeitrag sprengen. Hast du daran Interesse, lass uns gerne bei einem virtuellen Kaffee austauschen und buche dir ein unverbindliches Kundengespräch unter https://www.astridlehmeyer.de/kundentermin.